Title:  Assistant administratif, financier et logistique

​Requisition ID: 1271 
Grade: SB3 - Local support 
Country: Guinea-Bissau 
Duty Station: Bissau 
Category: Local Support Personnel 
Type of Job Posting: External
Employment Type: NonStaff-Regular
Contract Duration: 6 months (with possibility of extension)
Application deadline: 12-Dec-2022  

 

Vacancy Announcement
TEMPORARY APPOINTMENT OF PROJECT PERSONNEL

Only nationals or permanent residents of the country of the duty station are considered eligible. 
Female candidates are particularly encouraged to apply.

 

ORGANIZATIONAL CONTEXT

The United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) is the specialized agency of the United Nations that promotes industrial development for poverty reduction, inclusive globalization and environmental sustainability. The mission of UNIDO, as described in the Lima Declaration adopted at the fifteenth session of the UNIDO General Conference in 2013 as well as the Abu Dhabi Declaration adopted at the eighteenth session of UNIDO General Conference in 2019, is to promote and accelerate inclusive and sustainable industrial development (ISID) in Member States. The relevance of ISID as an integrated approach to all three pillars of sustainable development is recognized by the 2030 Agenda for Sustainable Development and the related Sustainable Development Goals (SDGs), which will frame United Nations and country efforts towards sustainable development. UNIDO’s mandate is fully recognized in SDG-9, which calls to “Build resilient infrastructure, promote inclusive and sustainable industrialization and foster innovation”. The relevance of ISID, however, applies in greater or lesser extent to all SDGs. Accordingly, the Organization’s programmatic focus is structured in four strategic priorities: Creating shared prosperity; Advancing economic competitiveness; Safeguarding the environment; and Strengthening knowledge and institutions.

Each of these programmatic fields of activity contains a number of individual programmes, which are implemented in a holistic manner to achieve effective outcomes and impacts through UNIDO’s four enabling functions: (i) technical cooperation; (ii) analytical and research functions and policy advisory services; (iii) normative functions and standards and quality-related activities; and (iv) convening and partnerships for knowledge transfer, networking and industrial cooperation. Such core functions are carried out in Departments/Offices in its Headquarters, Regional Offices and Hubs and Country Offices.

La Direction du numérique, de la technologie et de l'agrobusiness (DTA), dirigée par un directeur principal, coordonne et intègre la quatrième révolution industrielle dans ses activités de coopération technique, stratégiques et normatives visant à favoriser le développement inclusif et durable à l’ère de l’industrie 4.0. La Direction crée de nouveaux produits de coopération technique innovants dans le domaine du commerce, de l'investissement, de l'innovation technologique et de l'agrobusiness. La Direction comprend le Département du numérique, de la technologie et de l'innovation (DTI) et le Département de l'agrobusiness (AGR).

Le Département de l'agrobusiness (DTA/AGR) fournit une gamme de services de coopération technique pour aider les pays en développement à ajouter de la valeur à la production de leur secteur agricole et à créer des opportunités d'emploi dans les activités non agricoles pour les communautés rurales, contribuant ainsi à une sécurité alimentaire accrue et une réduction durable de la pauvreté. Le Département soutien le développement de corridors agro-industriels dans les pays en développement en collaboration avec les institutions financières internationales

 

La Division de l'entrepreneuriat rural, de la création d'emplois et de la sécurité humaine (DTA/AGR/ RJH) fournit des services de coopération technique visant à améliorer les moyens de subsistance des communautés rurales grâce à des activités productives. L'accent est mis sur les activités commerciales au sein des populations socialement et économiquement marginalisées, notamment les femmes et les jeunes, dans les secteurs agricole et non agricole, y compris les industries créatives. Les capacités humaines entrepreneuriales et techniques sont renforcées et associées à des opportunités de production de produits commercialisables neufs et améliorés. Les connaissances et la technologie introduites dans les communautés rurales correspondent aux capacités d'absorption et d'innovation des segments pauvres et vulnérables de la société rurale.

Selon les besoins, la Division travaille en étroite coopération avec les autres départements, divisions techniques et entités organisationnelles compétents de l'ONUDI.

 

Le contexte du Projet :

 

Le projet intitulé « Amélioration de la compétitivité de la filière mangue de la Guinée-Bissau : production, transformation locale et appui à l’exportation » est le volet national pour la République de Guinée-Bissau, du Programme de Compétitivité de l’Afrique de l’Ouest (PCAO). Il s’inscrit dans le cadre de l’objectif spécifique 2 - Appui à la compétitivité du secteur privé – du domaine prioritaire de concentration 2 – Intégration économique régionale, aide au commerce – du Programme Indicatif Régional (PIR) 2014–2020 pour l’Afrique de l’Ouest (11ème FED). Le document d’action du PCAO établit comme premier objectif spécifique « améliorer la performance, la croissance et la contribution à l’industrie, au commerce régional et aux exportations de chaînes de valeur sélectionnées » et met l'accent sur les filières suivantes : (i) fruits et légumes (mangues, ananas, oignons, manioc, gingembre, tomates, anacarde et caoutchouc), (ii) textile/vêtements, (iii) cuir, (iv) services (TI, communication, énergies renouvelables). Cette composante de la Guinée-Bissau du PCAO contribue au Plan Stratégique et Opérationnel  (2015-2020), en particulier dans le cadre du volet VI « Bâtir un secteur privé fort et une économie diversifiée », et du point b «Valoriser pleinement le potentiel agricole du pays»;  elle prend en compte les recommandations du document de stratégie de réduction de la pauvreté du document d’orientation stratégique de la CEDEAO sur la mangue, ainsi que les recommandations de la Commission Européenne sur l'adoption d'une approche de filière et la nécessité de concentrer les interventions sur un nombre limité de chaînes de valeur.

 

L’objectif global de l’action est de contribuer au renforcement de la compétitivité des pays de l’Afrique de l’Ouest et à son intégration dans les systèmes de commerce régionaux et internationaux. Les objectifs spécifiques sont d’améliorer la performance de la filière « Mangue » en Guinée Bissau et favoriser sa croissance, en stimulant sa contribution à l’industrie locale, au commerce régional et international ainsi qu'à la création d’emplois dans le pays (1), et d’améliorer le climat des affaires en Guinée Bissau, notamment grâce à l’intégration des politiques régionales en faveur de la compétitivité dans les politiques nationales (2).

Le projet contribue à une croissance inclusive fondée sur le commerce et à l'intégration régionale de la Guinée-Bissau. Le gouvernement de Guinée-Bissau a placé la croissance des exportations en bonne place dans son programme de développement. Le projet est pleinement aligné sur les objectifs de développement du pays et bénéficie d’une très forte appropriation et d’un fort engagement des parties prenantes nationales (MEIRN, MADR et, MCTA) et privées (CDC, Producteurs, Agri-Bissau, Coli), y compris au plus haut niveau du processus décisionnel.

 

Tâches et responsabilités : 

Sous la supervision du chef de projet basé au siège de l’ONUDI à Vienne, l’Assistant Administratif et Logistique travaillera sous l’autorité directe du Coordinateur National du Projet et assurera les activités administratives, financières et logistiques du projet du niveau de terrain à Bissau et sur les sites d’intervention du projet à l’intérieur du pays.

Plus particulièrement, l’Assistant Administratif et Logistique sera en charge des tâches suivantes :

 

 

Principales Tâches et Responsabilités

Durée

Lieu

Résultats attendus

  1. Organisation administrative et logistique :

- Assurer l’organisation et la logistique des séances de
  formation, des séminaires et des réunions de
  sensibilisation (invitations, logistique, feuilles de
  présence, matériel et documentation nécessaire).

- Assurer l’organisation et la logistique des réunions
   nécessaires à la mise en œuvre du projet (réunions
   bilatérales, multipartites et comités).

- Assurer l’organisation des missions de terrain des
   experts du projet et du personnel ONUDI et d’autres
   acteurs concernés en mission en Guinée-Bissau et à
   l’étranger (visas de sécurité, réservation de véhicule,
   réservation hôtel, pick-up à l’aéroport, etc…).

-  Effectuer et suivre, en étroite collaboration avec le

   coordinateur du projet, les procédures d’achat de biens  

   et services dans le cadre du projet.

-  Informer le personnel et les experts des procédures
   administratives et financières de l’ONUDI (demande de

   devis, autorisations financières, ordres de mission, etc.)
   et apporter l’appui nécessaire aux experts pour la

   réalisation de leurs missions. 

- Maintenir à jour le calendrier des activités du projet en

   coordination avec l’équipe du projet.

- Maintenir à jour la liste des contacts des partenaires,
   bénéficiaires, experts et contreparties du projet.

- Maintenir à jour la liste des fournisseurs et des
   prestataires de services (base de données, documents,
   payements, etc...).

- Contacter les prestataires de services pour la bonne mise
   en œuvre du projet (demande de facture pro-forma, suivi
   des livrables, suivi des paiements, etc…).

-  Rédiger, transmettre et effectuer un suivi de toute
   correspondance avec les contreparties du projet.

-  Assurer le classement de la correspondance du projet
    avec les partenaires nationaux.

-  Veiller au bon fonctionnement des équipements et
    matériels de bureau ainsi qu’à son entretien.

-  Assurer que le projet soit approvisionné en fournitures
   de bureau et autres matériels pour son fonctionnement et

   faire les déplacements nécessaires dans la ville de
   Bissau.

Continue

Bissau et sur les sites d’intervention du projet à l’intérieur du pays.

Tâches réalisées dans les délais et avec le niveau de qualité requis.

  1. Gestion financière et comptable :

-  Assister le coordinateur du projet dans le suivi  
   financier des petites dépenses du projet et dans
   l’organisation du classement des pièces justificatives.

-  En utilisant SAP, initiez et suivez les actions liées aux  
   dépenses de formation, à l’achat local de petit
   équipement, aux demandes de déplacement / demandes  
   de remboursement / rapports de dépenses et gérez toutes
   les demandes associées.

-  Assurer la tenue des dossiers de classement des rapports
   et des justificatifs du projet.
-  Tenir à jour les dossiers des achats et l’inventaire.

-  Assurer, en coordination avec le personnel de la
   Représentation ONUDI de Guinée-Bissau, le suivi des
   demandes d’exonération de TVA.

-  Faire le suivi en coordination avec le personnel de la
    Représentation ONUDI de Guinée-Bissau des
    paiements aux fournisseurs.

-  Faire le lien avec le bureau ONUDI pour les tâches
   financières et comptable et faire les déplacements
   nécessaires.

Continue

Bissau et sur les sites d’intervention du projet à l’intérieur du pays

Tâches réalisées dans les délais et avec le niveau de qualité requis.

  1. Autres tâches

-  Toute autre activité, en ligne avec le profil d’expertise,
    demandée par le Chef de Projet, le Représentant Pays
    de l’ONUDI ou le Coordinateur National du Projet.

Continue

Bissau et sur les sites d’intervention du projet à l’intérieur du pays

Tâches réalisées dans les délais et avec le niveau de qualité requis.

 

 

Exigences minimales de l’organisation :

Éducation : Un diplôme d'études secondaires supérieures (diplôme d'études secondaires ou équivalent) est requis. Une formation officielle en administration/secrétariat/travail de bureau ou l'équivalent est souhaitable.

 

Un crédit pour l'expérience professionnelle totale peut être pris en compte sur une base annuelle, jusqu'à un maximum de quatre ans, pour une formation universitaire supérieure (y compris un premier diplôme universitaire ou un diplôme équivalent et/ou une maîtrise), dans un domaine pertinent pour le Publier.

 

Expérience Technique et Fonctionnelle :

• Un minimum de huit (8) années d'expérience professionnelle dans les domaines connexes du poste est requis.

• Une expérience des procédures et pratiques de bureau, de préférence au sein du système des Nations Unies ou dans un environnement multiculturel, est souhaitable.

• Une expérience dans l'administration de projets, la comptabilité et les finances, la fourniture d'un soutien au personnel de gestion/professionnel et l'utilisation de compétences administratives pour aider à l'exécution de l'élaboration de projets et à la mise en œuvre des travaux, est souhaitable.

• Une expérience et une maîtrise de l'utilisation de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint), Internet, sont requises.

• Une expérience avec SAP ou un logiciel ERP similaire est souhaitable.

Langues:

La maîtrise de la langue Portugaise est requise. Français/Anglais : La maîtrise de l'une des deux langues et une connaissance pratique de l'autre sont requises. La connaissance d'une autre langue des Nations Unies sera un atout.

 

VALEURS FONDAMENTALES ET COMPETENCES DE L’ORGANISATION

 

Les valeurs fondamentales

  • NOUS VIVONS ET AGISSONS AVEC INTÉGRITÉ: travailler honnêtement, ouvertement et avec impartialité.
  • NOUS FAISONS PREUVE DE PROFESSIONNALISME: travailler dur et d’une manière compétente, engagée et responsable.
  • NOUS RESPECTONS LA DIVERSITÉ: travailler ensemble efficacement, de manière respectueuse et inclusive, indépendamment de nos différences de culture et d’opinion.

 

Les compétences clés

  • NOUS NOUS CONCENTRONS SUR LES PERSONNES: coopérer pour réaliser pleinement notre potentiel – cela est vrai autant pour nos collègues que pour nos clients. L'intelligence émotionnelle et la réceptivité sont des éléments essentiels de notre identité ONUDI.
  • NOUS NOUS CONCENTRONS SUR LES RÉSULTATS ET LES RESPONSABILITÉS: viser à une planification, une organisation et une gestion efficaces et efficientes de notre travail. Nous avons la responsabilité d’atteindre nos résultats et de nous conformer à nos normes de performance. Cette responsabilité ne se limite pas à nos collègues et à nos superviseurs, nous la devons également à ceux que nous servons et qui nous ont confié la tâche de contribuer à construire un monde meilleur, plus sûr et plus sain.
  • NOUS COMMUNIQUONS ET GAGNONS LA CONFIANCE: communiquer efficacement les uns avec les autres et créer un climat de confiance dans lequel nous pouvons exceller à notre travail.
  • NOUS SORTONS DES SENTIERS BATTUS ET NOUS INNOVONS: pour rester pertinents, nous nous améliorons constamment, nous soutenons l'innovation, nous partageons nos connaissances et nos compétences et nous apprenons les uns des autres.


This appointment is limited to the specified project(s) only and does not carry any expectation of renewal.
Employees of UNIDO are expected at all times to uphold the highest standards of integrity, professionalism and respect for diversity, both at work and outside.
Only persons who fully and unconditionally commit to these values should consider applying for jobs at UNIDO.

All applications must be submitted online through the Online Recruitment System. Correspondence will be undertaken only with candidates who are being considered at an advanced phase of the selection process. Selected candidate(s) may be required to disclose to the Director General the nature and scope of financial and other personal interests and assets in respect of themselves, their spouses and dependents, under the procedures established by the Director General.

Visit the UNIDO website for details on how to apply: www.unido.org
NOTE: The Director General retains the discretion to make an appointment to this post at a lower level.

Notice to applicants:
UNIDO does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. If you have received a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Vacant positions within UNIDO are advertised on the official UNIDO website. Should you have any questions concerning persons or companies claiming to be recruiting on behalf of UNIDO and requesting payment of a fee, please contact: recruitment@unido.org